Diferencias en que un auditor y un experto en investigación de fraude revisan el saldo de un proveedor

En este artículo lo explicaremos con un ejemplo práctico, fijándonos en los saldos de proveedores. Normalmente, los procedimientos de trabajo a aplicar por un auditor se circunscriben a lo siguiente:

• Circularización de cartas a los proveedores para solicitarles la confirmación del saldo al cierre del ejercicio. Es decir, se les pregunta por escrito a los proveedores si el importe que la sociedad auditada tiene registrado como deuda con este proveedor. Y si es coincidente con el importe pendiente de abono contabilizado por el propio proveedor.
• En el caso de los proveedores más relevantes. Ls auditores también podrán revisar el/los contrato/s (en caso de existir), el/los pedido/s y las facturas emitidas por el proveedor asociadas con esos pedidos.

De esta forma, si (I) el proveedor confirma que el saldo es correcto, (II) existe un contrato y/o un pedido formalizado y (III) la cuantía facturada por el proveedor efectivamente está alineada con el contrato/pedido, normalmente el auditor dará por bueno ese saldo, y no profundizará más sobre este proveedor.

Sin embargo, cabe la posibilidad de que detrás de la operativa con este mismo proveedor se estén camuflando operaciones fraudulentas, y que estas no hayan sido identificadas por los auditores al aplicar los procedimientos explicados anteriormente.

Ejemplo Práctico de Cómo detectar Operaciones Fraudulentas

Lo entenderemos mejor mediante un ejemplo práctico. Supongamos que se dan las siguientes circunstancias:

• El responsable de compras de la empresa auditada ha constituido una sociedad en la que él no aparece. Sino que la accionista y administradora única es su mujer. Obviamente, nadie en la empresa auditada lo sabe.
• Dado que él es quien decide a qué proveedor comprar, decide comprar a la empresa que ha constituido y puede hacer cualquier de estas cosas:
  • Generar pedidos ficticios que permitan al proveedor (su propia empresa) la emisión de la correspondiente factura. De esta forma, la empresa auditada estaría abonando una cantidad “X” a la empresa constituida por el responsable de compras.  (Sin que exista una entrega de bienes o prestación de servicios real).
  • Generar pedidos reales pero aplicando una tarifa superior a la del mercado, obteniendo con ello una ganancia ilícita.

En ambos casos, el fraude se estaría cometiendo a espaldas de los auditores, pues:

• Obviamente el proveedor confirmará la corrección del saldo al cierre del ejercicio (es él mismo).
• Existen pedidos u hojas de encargo que justifican la emisión de facturas por parte del proveedor. (los auditores no tienen porqué saber si son ficticios o no)
• Los importes abonados por la empresa auditada son coincidentes tanto con el pedido/hoja de encargo como con la factura.

El procedimiento de trabajo del Experto en Investigación de Fraude

De esta forma, un Experto en Investigación de Fraude diseñará y pondrá en práctica una serie de procedimientos de trabajo con el objetivo de (I) buscar cualquier posible vínculo directo o indirecto entre el proveedor y cualquier empleado de la empresa auditada, especialmente aquellos empleados con capacidad de decisión a la hora de elegir provedor, (II) buscar evidencia de la efectiva entrega de bienes o prestación del servicio facturado, (III) buscar información pública disponible para ver la razonabilidad de las tarifas aplicadas por el proveedor, (IV) buscar información pública sobre la empresa (proveedor) para ver si cuenta con la estructura y los medios necesarios como para prestar el servicio que está facturando, etc.

Es decir, existe un extenso abanico de procedimientos a llevar a cabo (aquí solo aludimos a unos pocos). Estos permiten evidenciar que detrás de la operativa mantenida con este proveedor se esconde un fraude. Y estos procedimientos son distintos a los que ponen en práctica los auditores durante una auditoría común.

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