¿Qué es un Canal Etico, Speak Up System o Canal de Denuncias?

Los canales de denuncia son instrumentos que permiten a los empleados comunicar posibles incidencias o irregularidades que estén teniendo lugar en el seno de la compañía.

Los últimos datos revelan que más de un 20% de los casos de fraude en las empresas salen a la luz gracias a las denuncias, formales o informales, de los trabajadores. Esto hace de canales éticos un instrumento imprescindible y fundamental de los programas de cumplimiento normativo y prevención del fraude.

Ryan C.Hubbs y Julia B. Kniesche hacen un análisis muy descriptivo sobre los factores que generan desconfianza en el canal de denuncias[1]. En su artículo destacan que “los empleados suelen ignorar las líneas éticas de la compañía cuando son testigos de la indiferencia de la alta dirección ante la conducta empresarial ética. Si los empleados intuyen que la gerencia pudiera tomar represalias contra los posibles denunciantes, el mensaje a nivel operacional es claro: métete en tus asuntos, no hagas preguntas y mantén la cabeza baja si quieres mantener tu trabajo”.

Factores que más desconfianza generan en los programas de canal de denuncias

En su artículo describen los factores, que en su opinión, más desconfianza generan en los programas de canal de denuncias:

1. Los empleados no entienden el sistema:¿Seguro que mi denuncia es anónima? ¿Dónde va mi denuncia? ¿quién la revisa? La incertidumbre y las dudas pueden impedir que un empleado tome la decisión de denunciar. Cuanta más información sobre los programas para incrementar la transparencia, mayor es la probabilidad de que un empleado siga adelante con su comunicación.
2. Recursos insuficientes y diseño de programas pobres:las organizaciones demuestran que valoran estos programas si invierten recursos suficientes en un canal de denuncias bien diseñado, protegido de posibles represalias, a cargo de profesionales cualificados que actúan eficientemente gestionando adecuadamente las denuncias y las investigaciones.
3. Trato deshumanizado:el seguimiento de las denuncias debe hacerse de forma inmediata por profesionales bien cualificados. El empleado que ha comunicado algo en el canal necesita apoyo y ser reafirmado en que su conducta es la correcta. Así mismo deben atenderse sus preocupaciones y ser protegidos contra represalias.
4. Falta de actuación o actuación errónea ante la denuncia:lo más común es que una mala gestión del canal de denuncias haga que se produzcan uno de estos dos errores, por eso es necesario la actuación de investigadores experimentados desde el momento en que se inicia el proceso.
5. Involucrar al personal directivo en la gestión del canal de denunciasno es una buena opción. El personal directivo no está especializado en este tipo de denuncias. Por otro lado, podría formar parte del problema o ser cómplice en permitir que la investigación acabe sin los frutos deseados (conflicto de intereses).
6. Demasiados mecanismos de comunicación:los canales de comunicación deben de ser claros y estar perfectamente determinados. Cualquiera que sea la vía por la que las denuncias se puedan comunicar, un programa profesional, centralizado y claramente articulado ayuda agilizar los informes, a concienciar, a aumentar la comunicación y disminuye la confusión y aumenta la confianza.
7. Excesivo énfasis en la credibilidad de la denuncia:en un afán de eliminar denuncias falsas o maliciosas, se puede incurrir en el error de exigir que las comunicaciones sean “creíbles” o “de buena fe”, incluso ir más allá e imponer algún tipo de acción disciplinaria. Estos conceptos son términos subjetivos que están sujetos a interpretación. En este sentido, el mejor camino es animar a los trabajadores a reportar cualquier aspecto que consideren dudoso garantizando que no habrá ningún tipo de represalia.
8. Poner obstáculos o tomar represalias:es fundamental que la organización comunique que existe una política de tolerancia cero contra las represalias y en caso de que se detecte algún caso actuar rápidamente y comunicarlo.
9. Mensajes y actuaciones inconsistentes:la organización debe dar resultados consistentes y justos en sus actuaciones, independientemente de las personas, relaciones o escenarios.
10. Los hechos valen más que mil palabras:la opinión de los empleados sobre el programa canal de denuncias se va a formar sobre todo por las actuaciones que se deriven del mismo.

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[1] Top 10 factor leading to hotline distrust, FRAUD MAGAZINE -VOL.31 NO.4